Politique de confidentialité

 

La pratique de l’optométrie implique la tenue d’un dossier unique pour chaque client/patient. Le Code de déontologie des optométristes et le Règlement sur la tenue d’un dossier optométrique prévoient les obligations des optométristes relativement au dossier qu’ils doivent constituer, notamment au chapitre de la confidentialité, des droits d’accès et de rectification ainsi qu’en ce qui concerne les renseignements qui doivent y apparaître. Voici certains renseignements personnels que nous devons recueillir pour chaque patient/client :

• Nom à la naissance

• Date de naissance

• Sexe

• Adresse

• Numéro de téléphone

• Numéro d’assurance-maladie

• Numéro d’assurance privée

• Renseignements médicaux, diagnostics et traitements

• Mesures biométriques, non destinées à la confirmation d’identité

 

Ces informations nous permettent d’assurer un suivi de votre état oculo-visuel et des traitements proposés. Ces données sont à l’usage exclusif de la Clinique Visuelle de Rimouski, mais la communication de vos renseignements avec d’autres personnes est parfois nécessaire. Il peut s’agir, par exemple :

• De réclamation à un assureur (RAMQ ou privé).

• De la production de factures.

• D’émission de prescription ophtalmique.

• D’émission de prescription pharmacologique.

• De production de lentilles par nos laboratoires.

• D’une demande de référence à un autre professionnel de la santé.

• De la production d’un rapport à un autre professionnel de la santé à la CNESST, à la RAMQ, à la SAAQ, au ministère de l’Emploi et Solidarité sociale.

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En tout temps, nous nous engageons à limiter le partage d’information au strict nécessaire et à obtenir votre consentement lorsque requis. Nous veillions à l’intégrité, la sécurité et la confidentialité de vos renseignements.

 

Nous pouvons communiquer avec vous par courriel ou message texte pour vous rappeler un rendez-vous ou vous avertir que certains produits commandés sont arrivés et prêts à être ramassés. Vous pouvez en tout temps nous signifier votre refus de communiquer avec vous via ces modes de communications. Pour se faire, il s’agit de nous joindre par téléphone au 418-724-9822 ou par courriel à info@cliniquevisuellederimouski.com.

 

Fournisseurs de services

L’utilisation d’appareils électroniques implique la maintenance et les mises à jour du matériel par des techniciens certifiés. Tous les fournisseurs de services signent une entente de confidentialité avec nous et s’engagent à accorder le même niveau de protection des données confidentielles que nous.

 

Accès à vos renseignements

Vous pouvez demander à consulter les renseignements inscrits à votre dossier pour consultation ou pour mise à jour de votre dossier en communiquant par téléphone au 418-724-9822 ou par courriel à info@cliniquevisuellederimouski.com. Nous traiterons votre demande dans un délai de 30 jours.

 

Afin de conserver les informations confidentielles, diverses mesures de sécurité ont été établies. Par exemple, seuls les employés de la Clinique Visuelle de Rimouski ont accès aux données confidentielles. L’accès aux dossiers clients/patients se fait à partir d’un ordinateur lié à un réseau sécurisé; chaque ordinateur nécessite un code d’accès et chaque employé a son propre mot de passe pour accéder aux dossiers. Certains dossiers papiers sont entreposés dans une voûte dans les locaux de la Clinique Visuelle de Rimouski où seul l’accès par les employés de la Clinique Visuelle de Rimouski est permis. Tout dossier inactif depuis au moins 5 ans sera détruit ou rendu inactif.

 

Personne responsable de la protection des données personnelles

Tous les employés de la Clinique Visuelle de Rimouski sont concernés par la protection et la confidentialité des renseignements personnels. Toutefois, en cas de bris de confidentialité, le responsable d’identifier la nature, la cause et les conséquences du bris de confidentialité est :

Simon Labrecque

53, rue de l’Évêché Ouest

Rimouski (Qc)

G5L 4H4

418-724-9822

 

Le rôle de la personne responsable est de :

• Recevoir les demandes d’accès.

• Établir et mettre en œuvre les politiques et pratiques qui encadrent la gestion des renseignements personnels (règles de conservation et de destruction, rôles et responsabilités des membres du personnel de la clinique, processus de traitement des plaintes).

• Établir et mettre en œuvre les politiques et pratiques qui encadrent la gestion des incidents de confidentialité.

• Participer à la gestion des incidents.

• Procéder au processus de notification auprès de la Commission d’Accès à l’Information et des personnes concernées en présence d’un risque sérieux.

• Contribuer à la sensibilisation et à la formation du personnel de la clinique relativement à la protection des renseignements personnels.